ניהול זמן יעיל: חוסכים 5 שעות ביום

אתם רצים בין העבודה, לילדים לסידורים? מרגישים שאתם עושים הכל במקביל ושאין לכם זמן לנשום? 17 כללים שיחסכו לכם לפחות 5 שעות כל יום

ישנם פילוסופים שלדבריהם האדם העסוק ביותר הוא האדם עם הזמן הרב ביותר. החשיבה הזו אולי יפה בתיאוריה, אבל בחיי היום יום שלל המשימות והמטלות לפעמים לא משאירות זמן כדי לנשום.

עוד ב-onlife:

• חיפוש עבודה: איך עושים את זה בדיסקרטיות

• 8 נשות קריירה מגלות מהו סוד ההצלחה שלהן

• מחקר חדש: לנשים כואב יותר - גזרו והראו לגברים בחייכם

• חוסכים זמן וכסף: קניות ב"מגה" באינטרנט

אז כדי לעזור לכם לצאת ממרדף השדים אחרי הזמן החמקמק, הנה 17 דרכים מאוד קלות, פשוטות ויעילות, שיחסכו לכם המון זמן (ולפעמים אפילו כסף).

1. קריאת מיילים מרוכזת

"חוקרים מצאו כי כ-30% מזמן העבודה מבוזבז על פתיחת מיילים", אומרת עינת בר אילן-קיץ, מאמנת אישית ומומחית לניהול זמן. "ברוב המכריע של המקרים לא מדובר בעניינים של חיים ומוות, ולכן במקום לצאת מריכוז בפרויקט, אפשר לרכז את קריאת המיילים ל-3 פעמים ביום. פעם אחת בבוקר, אחת בצהריים ופעם אחרונה בערב", אומרת בר אילן-קיץ.

אז אמנם לא תוכלו לעשות "לייק" בפייסבוק ברגע שמישהו מגיב על הסטטוס, אבל לפחות תצליחו לעמוד בלוחות הזמנים כמעט בלי בעיה.

החיסכון: מינימום שעה ביום. בדרך כלל הרבה יותר.

2. סידור שולחן העבודה

על פי תורת הפאנג שווי שולחן עמוס בניירת ובדברים לא רלוונטיים רק גורם לבזבוז זמן. לפי בר אילן-קיץ, מלבד מחשב ודברים קטנים שיכולים להעלות לכם חיוך על הפנים (כמו תמונות של הילדים) - מומלץ להשאיר את השולחן נקי.

את כל הניירת מומלץ לתייק, את כלי הכתיבה להכניס למגירה ולפנות את המחשבה רק לפרויקטים העומדים על הפרק.

החיסכון: 15-20 דקות אשר מבוזבזות בדרך כלל על חיפושים אחר החומר הרלוונטי (או על צעקות על המזכירה).

צילום: shutterstock

3. שיבוץ משימות לפי רמת האנרגיה

שאלו את עצמכם האם אתם טיפוסים של בוקר או של ערב. שקלו באילו שעות אתם מתפקדים במלוא המרץ ושבצו בהן את המשימות הדחופות ביותר. שיחות טלפון או סידורים אישיים עדיף לבצע בשעות הפחות נמרצות של היום.

החיסכון: שעה+. אחרי הכל, אם אתם עייפים ולא יצירתיים, סביר להניח שיקח לכם המון זמן לסיים את המשימות שעל הפרק.

4. פגישה אפקטיבית

בררו מהי מהות הפגישה והגיעו אליה בזמן יחד עם כל השאלות והתשובות הרלוונטיות. סיימו את הפגישה בזמן ואל תגלשו לשיחות חולין. אם אפשר לסכם חלק מהדברים במייל או בטלפון, עשו זאת, במקום להאריך את זמן הפגישה.

החיסכון: 10-30 דקות.

5. מייל עדיף על טלפון

 לדברי שירית בן ישראל, מאמנת ויועצת עסקית בחברת STS, "תקשורת באי מיילים היא קצרה, יעילה ומהירה יותר מתקשורת טלפונית".

השתדלו לבצע כל משימה שתוכלו באי מייל ולא בשיחת טלפון. אם כבר החלטתם לקיים שיחה טלפונית - רשמו על פתק מהי מטרת השיחה כדי שתדברו ממוקד, קצר ולעניין.

החיסכון: 5-20 דקות.

צילום: shutterstock

6. לרשום, לרשום, לרשום

כדי לא לבזבז זמן בניסיון להיזכר מה קבעתם לעשות היום, פשוט רשמו זאת. בר אילן-קיץ ממליצה לעקוב אחרי הרשימה, ולנסות גם לעמוד בזמנים שהוקצבו מראש לכל אחת מהמטלות שבה.

החיסכון: 15-20 דקות ביום, בהן אתם חושבים מה הייתם עלולים לפספס.

7. סדרי עדיפויות – "אבנים, חצץ וחול"

בן ישראל, מציעה לחלק את משימות היום לאבנים, חצץ וחול: "התחילו מהכבד - מהאבנים, עברו לחצץ ורק בסוף למשימות החול. העניין הוא להגדיר מה חשוב, מה הכי חשוב, מה מיידי, מה דחוף, ומה ממש לא חשוב.

"הבעיה של רוב האנשים היא שהם נשאבים לדחוף שהרי תחושת הדחיפות מייצרת ריגוש, אדרנלין וסוג של אקשן נעים".

יש כמה דרכים שיסייעו לכם לסדר את המטלות ואת רמת דחיפותן, ביניהן Google Documents, תוכנת Outlook, או פשוט מרקרים בשלל צבעים שיסמנו את דרגת הבהילות.

החיסכון: 30 דקות ועוד חיסכון של עוגמת הנפש בסוף היום רק בגלל שלא הספקתם משהו חשוב.

8. "כיסים של זמן"

ארגון הזמן של נשים וגברים שונה מהותית. בעוד שהגברים יעילים יותר כאשר הם מקצים זמן ספציפי למטלות השוטפות, הנשים מעדיפות להקצות "כיסים של זמן" לאורך כל היום.

לכן, לגברים מומלץ להקדיש את השעה הראשונה של הבוקר כדי לחזור לטלפונים, לענות על מיילים ולהכין את הלו"ז לקראת היום שבפתח.

לעומת זאת, לנשים מומלץ לפזר "כיסים של זמן פנוי" לאורך כל היום. "בכיסים האלה סוגרים קצוות פתוחים כדי להניע את הפרויקטים שעל הפרק קדימה", מסבירה בר אילן-קיץ.

החיסכון: 30-60 דקות, שבדרך כלל מבוזבזות לאורך היום על מענה לטלפונים.

9. למדו להיות מנטורים ולא כבאים

למדו את העובדים הכפופים לכם למצוא פתרונות יצירתיים לבעיות, ורק אחר כך לבוא ולהתייעץ עמכם בנוגע לתשובה המתאימה.

בעתיד הם יוכלו למצוא את התשובות בעצמם, ולא לרוץ אליכם עם כל בעיה. ככה זה כשאתם מנטורים ולא עוסקים כל היום בכיבוי שריפות.

החיסכון: בשלב הראשוני לא תחסכו זמן, אבל אחרי שהעובדים יבינו את העקרונות, תוכלו לעבוד ברצף וללא הפרעות.

10. מולטי-טאסקינג

נשים, מסבירה בר אילן-קיץ, יכולות לדבר בנייד, לטגן את השניצל ולשלוח מיילים בעת ובעונה אחת.

אם גם אתן כאלו, נסו לסיים את כל המשימות הדומות באותו הזמן. כלומר, את כל הטלפונים תעשו אחד אחרי השני. כך תסיימו את המטלות האלו, ותוכלו לעבור למטלות הבאות.

החיסכון: 15-20 דקות.

11. שיחות טלפון בזמן הנסיעה

אם יש לכם נסיעה ארוכה, אתם יכולים לתכנן לנצל את הזמן לשיחות טלפון, אומרת נילי פרנקל, מאמנת אישית ועסקית.

ערכו רשימה של טלפונים לא דחופים מספר ימים לפני הנסיעה. הטיפ הזה נכון גם לטלפונים יזומים וגם לטלפונים שמגיעים אליכם -פשוט בקשו מאנשים להתקשר אליכם בזמן הקבוע של הנסיעה.

החיסכון: 15-60 דקות, תלוי באנשים שמן העבר השני של השפורפרת ומה מרחק הנסיעה.  

12. קניות באינטרנט

קניות באינטרנט חוסכות המון זמן. לכן במקום לעבור בין המדפים, להידחק בתור ולסחוב את הסלים לבית - פשוט הקליקו על העכבר. את כל היתר יעשו בשבילכם עובדי חנות האונליין.

לאתר האינטרנט של "מגה"

החיסכון: שעה-שעה וחצי.

צילום: shutterstock

13. הרשמה אונליין למוסדות חינוך

אם הליכה לעירייה היא תענוג עבורכם, דלגו לטיפ הבא. אם המצב שונה, רישמו את הילדים לשנת הלימודים הבאה באמצעות האינטרנט.

כך למשל, עיריות ראשון לציון וירושלים מאפשרות לתושבים לבצע את הרישום לגני העירייה ובתי הספר באמצעות אתר אינטרנט ייעודי. בידקו אם גם בעיר שלכם קיימת האפשרות הזו.

החיסכון: שעתיים-שלוש שעות, אחת לשנה.

14. סעו בתחבורה ציבורית

במקום לעמוד בפקקים ולבזבז זמן יקר (ולא מעט דלק), העדיפו תחבורה ציבורית. רכבות או אוטובוסים הנוסעים בנתיבים יעודיים יביאו אתכם ליעד במהירות ויפנו לכם זמן לדברים החשובים באמת.

בדקו איזה מהקווים מגיעים למחוז חפציכם, ונצלו שירותים מתקדמים שמציעות החברות. כך למשל, בחלק מקווי אגד מוצעת גלישה אלחוטית באינטרנט, וחברת מטרופולין מפעילה שירות SMSהמודיע מתי האוטובוס צפוי להגיע לתחנה.

אתר אגד

אתר "קווים" תחבורה ציבורית

אתר מטרופולין

החיסכון: חצי שעה-שעתיים מידי יום.

15. זמן "מת"? אין דבר כזה!

אתם ממתינים בתור לרופא? נצלו את הזמן כדי לקרוא מיילים דרך הטלפון או לקרוא חומר חשוב לקראת פגישה במהלך היום.

החיסכון: 10-30 דקות. 

16. אל תזלזלו בבירוקרטיה

דואר רשום שלא נאסף במועד או מעטפה שלא נפתחה בזמן גוררת אחריה קנס או צורך להתייצב ברשויות המס. במקום זאת, הקדישו כמה דקות מידי יום לפתיחת הדואר, ממליצה בר אילן-קיץ.

אחת לחודש שבו ותייקו את המסמכים הנדרשים. הפעולה הפשוטה הזו תחסוך לכם המון זמן וגם כסף.

החיסכון: הרבה עצבים, כסף וזמן.

17. זה הזמן לסלוח

בשורה התחתונה, ממליצה פרנקל להיות סלחניים כלפי עצמכם. גם אם יש פערים בין התכנון למה שקורה בפועל, המשיכו לתכנן, ונצלו את הפערים להסקת מסקנות. תכנון זמן הוא מיומנות נרכשת.

החיסכון: 20 דקות של הלקאה עצמית.