ניהול זמן וקיצור תהליכים: הטיפים הכי טובים של המנהלות

בשבוע שעבר נפגשו 20 נשים סופר-מוכשרות לסדנת בישול ונטוורקינג של און לייף ו"מעדנות", תחת הכותרת "מלכה בדקה", שהתבררה כמדויקת לחלוטין.

תוך כדי גלגול בצק, מילוי ואפיה הן למדו כמה טיפים מעולים לקיצור זמן בבישול, ובמקביל שיתפו בתובנות החכמות שצברו עם השנים, שמאפשרות להן להסתפק, כמו כולנו, ב-24 שעות ביממה, ולרוב גם להספיק את מה שהן תכננו. 

 

עוד בנושא:

 

מי אמר שאי אפשר להכין עוגת שמרים גבינה ב-5 דקות? (מתוך סדנת "מלכה בדקה" של און לייף ומעדנות)

 

ענת סרגוסטי

עיתונאית ואשת תקשורת

בגילי המופלג למדתי שככל שהיום ארוך יותר, כך הוא נעשה עמוס יותר, כך שמבחינתי אפשר לקצר את היממה בת 24 השעות.

אלה הדברים שמייעלים לי את היום:

  • להחליט מהר. ככל שמתלבטת יותר הדברים הופכים מסובכים יותר ובלתי ניתנים לפתרון. לעיתים ההחלטות לא טובות, אבל הן מאחוריי
  • לנסות לאזן בצורה הכי טובה בין ?צריכה? ל?רוצה? ועם זאת, לנסות להפוך את הצריכה לרוצה. זה מפתח טוב, כך גיליתי.
  • אם את בעמדה שיש תחתייך עובדות ועובדים: כמובן לסמוך עליהם ולהאציל סמכויות.
  •  פרפקציוניזם זו תכונה איומה ונוראה. מותר לנו לטעות, ומותר לנו לאפשר גם לאחרים לטעות.
  • לסמוך על הילדים. גם להם מותר לטעות ולמצוא לבד את דרכם. אי אפשר לשלוט על כולם כל הזמן
  • לפתח את הפרעות הקשב – חלוקת הקשב. אני, למשל, גם עובדת/כותבת וגם מאזינה בו-זמנית לתוכניות האקטואליה. למדתי שכשיש משהו שחשוב לי אני מפנה יותר תשומת לב לשידור. ולמדתי לרפרף על פני הדברים ואז אני מעודכנת, אבל לא מבזבזת זמן
  • לנסות לסגור דברים במייל/בווטאסאפ זה מהיר יותר .
  •  ללכת הרבה ברגל – זה מייצר זמן לדבר בטלפון, או להקשיב לרדיו, או לשמוע פודקאסטים – וגם חוסך אנרגיה, וכמובן בריא. ההערה הזאת כמובן לא נכונה לחודשי הקיץ הארוכים מדי, אלא אם ביעד שאליו את הולכת יש גם מקלחת וגם בגדים מגניבים ונקיים.

 

הדס שטייף

כתבת הפלילים, גל"צ

24 שעות ביממה לא מספיקות לחצי ממה שאני צריכה ורוצה לעשות. לא מדובר רק בעבודה ובנושאים המונחים על שולחני. מדובר בדברים שאני רוצה לעשות לעצמי. לקרוא, אומנות, לבשל. לכן אני מתחילה את היום ב5 בבוקר. אבל, זו אליה וקוץ בה] כי ב-10 בלילה אני זומבית לגמרי.

בעבודה שלי יש כל הזמן אירועים שנכנסים, כך שניהול זמן הוא בעצם בטל ומבוטל. דברים לא צפויים מראש לעולם. שיט.יחסית, אני אישה מאוד יעילה – אני מצליחה לעשות ביום אחד דברים שהרבה אנשים לא מצליחים בכמה ימים. הבית מסודר, מבריק, אין כביסות, אין גיהוץ, הכל מתבצע במקביל לשידורים און ליין, ויש לי גם שני ערבים בשבוע קודש לנכדים.

הכל רשום אצלי ביומן. יש גם דברים קבועים, כאמור, ששומדבר לא ישנה אותם. הכל רשום ביומן. יש דברים קבועים ששום דבר לא משנה אותם. מה שאפשר לדחות בכמה ימים, אני דוחה.

 

 

הילה שמאי

מנהלת שיתופי פעולה אתרי קבוצת הארץ

כל המשימות שלי נכנסות לרשימה של חשוב, דחוף או אף אחד מהם ועל פי הרשימה הזו אני מנהלת את הזמן ואת העבודה. דברים שיכולים להידחות ואינם דחופים וכו' יקבלו עדיפות נמוכה ורמת תשומת לב בהתאם. משימות שאוכל להעביר הלאה לקולגות או אנשים תחתיי מבלי לפגוע באיכות ביצוע המשימה אעשה זאת.

הדרכים שעוזרות לי לייעל את העבודה:

1.לבחור עובדים טובים

2. לחפש בגוגל – זו נשמעת דרך מוזרה ואולי מובנת מאליה, אבל במקום ללכת ולשאול מלא אנשים מלא שאלות ולחכות לתשובות – חפשו קודם בגוגל. יש מצב שהתשובה פשוט מונחת שם.

3. רשימות – רשימות שמתחדשות מדי יום אל מול ההספק היומי. רשימה שמתחלקת מה עושים היום ומה אם נשאר זמן ומה למחר והלאה.

4. מיילים – תזכורות במייל לדברים חשובים, גם אם זה נראה מצחיק לשלוח לעצמי 10 מיילים ביום. גם תור למרפאת שיניים שיש לקבוע יישלח במייל.

5. פגישות – ניהול זמן הפגישות בחוץ בצורה מוקפדת. בזמנים לחוצים או קריטיים בעבודה גם הפגישות שאקיים יהיו כאלה עם סבירות הסגירה הגבוהה ביותר. פגישות "היכרות" ידחו לשבוע פחות לחוץ

6. לשוחח פחות טלפונית – שיחת הטלפון מבחינתי היא אמצעי חשוב מאוד בהבהרת נושאים שנשארו לא פתורים במייל, הודעות או פגישה. לנושאים קטנים ולא קריטיים אני מעדיפה לנהל את הדברים במיילים או תקשורת כתובה היות וזה מאפשר לי גם לעשות כמה דברים במקביל וגם לשמור על תיעוד של הדברים.

7. הטיפ הכי חשוב – לחשוב. לפני יציאה לדרך עם כל משימה שהיא לעצור לחשוב על מה  הכי חשוב להשיג במשימה הזו ואיך מנהלים אותה בצורה הטובה ביותר. לפעמים במצב של ריבוי משימות אנחנו קופצים קדימה רק כדי להתחיל להתגלגל עם המשימה בעוד שאולי אם היינו עוצרים רגע לחשוב בתחילתה היינו מגלים שאפשר לחסוך בה Xשלבים לא הכרחיים וכך לקצר ולייעל אותה.

 

דור אבנעים

מנהלת, GNS Boutique 

יש תקופות בהן 24 שעות ביממה הספיקו לי. היום, למשל? לא. אני חושבת שיחסית אני יעילה מאוד, אבל היי, זה לא משהו ש60 מג' ריטלין לא יכול לפתור.

הדברים שעוזרים לי להתייעל הם די פשוטים: עושה לעצמי סדר עדיפות מדויק, אנחנו לא מנקים את הבית כל יום ולא מבשלים כל השבוע, כל המכשירים הנהדרים בבית עובדים אצלי (מדיח, מייבש, מייבש לק). והטיפ הכי טוב שעוזר לי לקצר תהליכים? קבלו. כסף.

 

 

מיכל גולדן

רכזת הסברה, מרכז סיוע לנפגעי ונפגעות תקיפה מינית, חיפה והצפון

אני מופרעת קשב עם תעודות. מה שאני יכולה לומר על עצמי הוא שאני חרוצה ואמבציוזית, וזה בדרך כלל מחפה על חוסר היעילות. גם אם היו יותר מ-24 שעות ביממה, לא הייתי מספיקה הכל. זה בטוח.

בגלל שאני מכירה את עצמי – השיטה שעובדת הכי טוב אצלי היא שאני כותבת הכל – במחברת אחת.  פתקים הם השטן, בעיניי. הם תמיד נעלמים בדיוק כשאת צריכה אותם.

אני מסמנת לי גבולות ברורים – יש לי שני טלפונים ניידים, אחד לעבודה והשני פרטי.  מה שמאפשר לנתק את הנייד של העבודה ולשכוח ממנו.

כשאני קובעת פגישות, אני משאירה מרווחי זמן ביומן. כי תמיד נדמה לנו שאפשר לדחוס יותר פגישות ממה שבאמת אפשרי. אני גם תמיד מזכירה לעצמי – שאני לא מנתחת מוח, ואני יכולה לטעות, לבטל או להזיז פגישות.

 

שמרית גל

מנהלת תקשורת שיווקית ואחריות חברתית באלטשולר שחם

 

24 שעות הן בהחלט מספיקות. לא צריך יותר מזה. אני מקפידה לכתוב את המשימות שלי על כל סוגיהן במחברת קבועה ומחקת את כל המשימות בהתאם לסדר העדיפות והדחיפות של כל משימה שכתובה.

יש מגוון כלים בהם אני משתמשת כמנהלת שעוזרים לי בניהול זמן נכון ואפקטיבי. למשל:

כישורי ניהול טובים בניהול עובדים בשיטת "שגר ושכח" – מסייע רבות בניהול הזמן האישי שלי .

ניהול מאקרו ולא מיקרו – לניהול מסוג זה יתרונות חשובים . מחד, מאפשר העצמת העובדים על מנת שירגישו חלק ויהיו אחראים באופן מלא לפועלם ומאידך, מפנה זמן לניהול ומילוי משימות נוספות ואחרות.

יצירת אווירה של שתוף בצוות ועם הקולגות האחרות על מנת להעשיר את מגוון הרעיונות המוצעים – כך יוצרים שותפות מחד ומאידך, זמן החשיבה האישי מתקצר ומפנה זמן ומקום למשימות אחרות ולייצור פרויקטים חדשים .

פירוט כל המשימות במחברת על מנת שאוכל לראות את כולן וכלום לא יישכח וגם על מנת לייצר סדר עדיפויות נכון.

להשאיר תמיד זמן לבלת"מים. הם תמיד יהיו שם .

 

לירון מור

בעלת חברה לייעוץ ושיווק של עסקים קטנים

24 שעות ביממה זה מספיק, אבל הן שעות עמוסות מאוד. אין ספק שמאז שנהייתי אמא אני הרבה יותר יעילה, ותמיד הייתי אישה שמסתכלת על השורה התחתונה ולא מנתחת לעומק כל דבר.

הטיפים שלמדתי שעוזרים לי:

  •  לקבוע פגישות רק לתחילת או סוף יום
  •  לתאם שיחות טלפון ביומן ולא לענות לסתם שיחות מזדמנות בזמן עבודה
  •  להשתיק טלפון ולהרחיק ממני כשאני עובדת על משהו שדורש ריכוז
  • ·לסגור אימייל בזמן עבודה כדי לא להתפתות לבדוק

 

 

בתיה שיף

מאפרת ודוגמנית

דווקא היממה מספיקה לי, הלילה נגמר לי קצת מהר מדי. מאוד פשוט לי להגיד שאני יעילה, כי כשאני מאפרת ועושה את מה שאני הכי אוהבת, אני עפה. שימו אותי בעבודה משרדית משמימה? תראו את ההבדל ביעילות.

הדבר הכי חשוב שלמדתי – זה לרשום הכל! לעדכן ביומן כל אירוע, כל תזכורת, כל דבר

 

הילה אוביל ברנר

סטרטאפיסטית סדרתית, מייסדת "יזמיות"

 

הלוואי הלוואי והיו יותר מ-24 שעות ביממה. אני תמיד מנסה לרשום את הכל אבל עדיין מוצאת ששכחתי כמה דברים, ותמיד תמיד חסר לי מקום לעצמי. הדבר שהבנתי לפני הרבה שנים שיעזור לי להתייעל הוא שאני לא עושה שומדבר שקשור בעבודת הבית. הכל באאוטסורסינג. אני עושה את זה בשמחה וזה הדבר שנותן לי אוויר להספיק הכל.

 

מרינה קיגל

אשת תוכן, דיגיטל ויועצת לקידום ברשת

24  שעות בכלל לא מספיקות לי. אני חייבת להספיק שנ"צ וממש לא תמיד מספיקה. הסביבה (האישית והמקצועית) שלי משום מה חושבת שאני מאוד יעילה וכל הזמן מחמיאים לי על זה. אני, כמובן, בטוחה שכולם סביבי הרבה יותר יעילים ממני, וחווה   FOMO (fear of missing out)  כשאני רואה מישהו יעיל יותר.

כשהייתי צעירה יותר, הייתי הייצור הכי לוקח את הזמן עלי אדמות. עבדתי אז בהייטק, הייתי מתעוררת בתשע, יוצאת מהבית בעשר, מגיעה לעבודה באחת עשרה ויושבת שם עד איזה עשר בערב. וזה עוד לפני שהיה פייסבוק וכל הדברים שמסיחים את הדעת. ברגע שהבנתי שהזמן שלי משחק לטובתי, התחלתי להתייעל. חלק מהעבודה שלי היא גם תלוית זמנים. כלומר לא משנה מה, יש לי שידור ב-23:00 כל יום כמעט ואני צריכה להכין ליינאפ.  הסוד שלי: הדד ליין. הדברים הכי טובים יצאו ממני חצי שעה לפני דדליין.

טיפים שיעזרו גם לכם:

כשיש לחץ – למדתי שהדבר הכי טוב הוא לקחת רגע לשחרר. בגלל שאני עובדת מהבית, זה אומר לתלות כביסה, לשטוף כלים, לזרוק לתנור איזו תבנית לארוחת צהרים / ערב. ואז חוזרים עם ראש פתוח.

לפעמים, כאשר יש לי יותר מדי על הראש, אני מעדיפה לקום מוקדם ממש, בערך בשש ולעבוד. זה נותן לי הרגשה טובה שעוד נורא מוקדם ואני כבר הספקתי מלא דברים

 

 

שירה וסרמן

בעלים, "חצי שירה", להרזייה ותזונה נכונה

 

אם היו עוד שעות ביממה, בטוח שהייתי מוצאת עוד מטלות ודברים לעשות. אני הבעלים והמנהלת של העסק שלי, ואין אצלי דבר כזה "להניח את העט בחמש". עד שפתחתי את העסק שלי, יחסית הייתי ראש קטן, עושה מה שצריך, מרוויחה פחות מהיום, אבל אין מה להשוות את הביטחון של היום.

הטיפים שהכי עוזרים לי.

  • מי שיכולה – לישון צהריים! אפילו חצי שעה. התפוקה שלי בערבים (שהם עיקר העבודה שלי) עלתה פי כמה וכמה.
  •  לקחת עזרה – בייביסיטר, הורים, בעל.
  • לא להעמיס על עצמי דברים לא חשובים – כביסות, טיפול בעניינים אדמיסינטרטיביים שאינם דחופים ועוד.
  •  לענות בצורה מרוכזת למיילים – היות שאני נותנת תמיכה במייל, במקום שאענה למילים כל היום, אני מרכזת שעתיים בבוקר ושעתיים בערב הן אני עונה לכל המיילים.
  •  והכי חשוב  – להקשיב לעצמי. לא לקחת על עצמי דברים שלא מקדמים אותי או מורידים לי משעות המשפחה.

 

מיכל מיכאלי

יזמת ומשקיעה, מייסדת "אווה ונצ'רס" 

24 שעות זה הזמן שיש ביממה ואי אפשר לשנו אותו, כך שאני לא מבזבזת זמן להתבאס מזה. לרוב תמיד הייתי יעילה בניהול זמן. גם זמן שהוא "מבוזבז" הוא לא כזה, בעיניי. לעתים זה משהו שנדרש או שזו דרך ליצירת הפסקה נדרשת או חיץ בין "הרגיל" לבין הזמן שמשמש אולי למחשבות, לטעינת מצברים או סתם מנוחה.

אחד הדברים שלמדתי עם השנים שהוא מייעל וחשוב – לקבל כל עזרה ותמיכה אפשרית – מהמשפחה, מחברות, ממי שרלוונטי. זה אומר שלפעמים צריך לוותר על השליטה ולא לעשות הכל ולהיות בכל מקום.

הכי חשוב – להיפטר מרגשי אשמה. לנסות להיפטר עד כמה שאפשר, וזה קשה, אבל זה באמת הדבר הכי מבזבז זמן והכי לא יעיל. במקביל – נסו למצוא זמן בין כל הטירוף לדברים שמשמחים ומטעינים אתכם באנרגיות.

תגובות (0)
הוסף תגובה