לעבור מכיבוי שריפות לניהול נכון

רוב הנשים היזמיות הן נשות ייצור ולא ניהול: עסוקות מאוד בתהליך ייצור המוצר, ולא באמת מנהלות  את העסק שלהן. לכן, רוב הזמן הן עוסקות בכיבוי שריפות, עובדות נורא קשה אבל לא מצליחות להתפרנס. יש לך מוצר, כתבת תכנית עסקית, הקמת אתר, אפילו התחלת לפרסם את עצמך במקומות שונים. אבל עדיין אין לך עסק, כי עסק מתחיל להתקיים רק כאשר מתרחשת בו פעילות אמיתית של מכירה וקנייה.

 

עוד ב Onlife:

 

 

לעשות לעצמך הערכה ולתת לעצמך ציונים

זה הזמן ללמוד קצת על מדידה והערכה. אלו מונחים הלקוחים מעולם החינוך, אבל כשאנחנו הבוסיות של עצמנו – אין מי שיעניק לנו ציונים. כבעלות העסק, עליכן ללמוד לבצע פעולות של מדידה והערכה לעסק, לחלק לעצמכן ציונים על בסיס חודשי, וכשצריך – דעו גם לתת לעצמכן בראש.

 

לפני שאנחנו מתחילות לעשות עסקים, יש כמה דברים שצריך כדי לנהל עסק: מקום (סטודיו או משרד/חנות), קבלה ושירותי מזכירות (שירות לקוחות, דואר, טלפונים, חשבונות, פגישות), פועלי ייצור (לייצר את המוצר או להעניק את השרות), שיווק (עבודה מול גרפיקה, משרד פרסום, כתיבת תכנים לאתר, פוסט בבלוג וסטטוסים בפייסבוק, כתיבת תוכנית שיווקית ועוד), מכירות, שליחויות, הנהלת חשבונות (טיפול בדוחות מע"מ ובדוח השנתי), ניהול כספים (פיקוח על הוצאות והכנסות, חישוב משכורות), והכי חשוב: מנהלת/מנכ"לית  שתפקח על כל זה, תדאג שהעסק ירוויח ותבצע מדי פעם ניתוח מידע והערכת חדשות לפעולה. אז איך עושים את זה? תכנון, הכנה וניהול שוטף.

 

 

1. תכנון

יש לבנות תכנית מעשית, המקיפה את הפעילות כולה: השיווקית, המכירתית והיצרנית. הכוונה היא לא לתכנית עסקית המבוססת על צפי הוצאות ומכירות, אלא על ציר זמן, גאנט, סימון ממשי על לוח שנה – מה בדיוק הולך לקרות מתי. אם משהו ישתבש בדרך, וזה כנראה יקרה – זו תהיה הזדמנות ללמוד. אבל תכנית מסודרת חייבת להיות.

 

הדרך היחידה בה נוכל לדאוג שהדברים יתבצעו היא להציב לעצמנו לוחות זמנים לביצוע. לוח הזמנים צריך להתחשב בלוח השנה היהודי, כולל כל החגים והחופשות, ואם אנחנו עובדים עם חו"ל – אז גם בלוח השנה הנוצרי. אחרי הכול, אם נתכנן מכירה חגיגית בדיוק בנר ראשון של חנוכה כשכולם עסוקים עם מסיבות  גן והדלקות נר משפחתיות/משרדיות כנראה שנהיה במכירה לבד.

 

מציבים מטרות, גוזרים מהן משימות ודואגים לבצע אותן. אם עבדנו לפי תכנית שנתית, היעדים אמורים להיות ריאליים. אם לא הספקנו לבצע את מה שתכננו צריך לעצור ולבדוק למה, ואם עשינו תכנון מוקפד מראש – יהיה לנו קל יותר לזהות את הכשלים.

 

כשיש תכנית מסודרת, קל יותר ללמוד מהתקלות (צילום אילוסטרציה)

 

2. הכנה

מכירות והזמנות

המטרה היא, בסופו של דבר, למכור. וזה בדיוק הדבר הראשון אליו  יש להתכונן. נסחו נהלי פנייה ללקוח: מה אומרים ללקוח שמתקשר או מגיע? איך מסבירים לו מהו המוצר או השרות? איך מפרטים לו את היתרונות שלנו מול המתחרים? איך מגיבים להתנגדויות? אם קראתם את הטור הקודם שעסק בתמחור, כבר יש לכם חלק מהתשובות להתנגדויות הנפוצות שנעות סביב המחיר. אבל אלו הן לא ההתנגדויות היחידות שצריך לדעת מראש כיצד להגיב אליהן.

 

אירועים לא מתוכננים

מה קורה כשאתן בחופש? מי יענה לטלפון במקומכן? איך תודיעו על החופשה ומה יקרה עם ההזמנות? ומה קורה כשאתן חולות? גם זה קורה. ואם אתן מנהלות עסק לבד, ופתאום הוא סגור ואין מענה – זה יכול להיות מאוד בעייתי. אין דבר מבאס יותר מלעשות מאמץ, להגיע סוף סוף לחנות או הסטודיו שתכננתי להגיע אליו כבר שבועות, ולמצוא מקום סגור. יש להיערך מראש גם לימים כאלה, ולצמצם למינימום את האפשרות שלקוחות יישארו ללא מענה.

 

תכנון נוהל פיצוי מראש

זה בלתי אפשרי לרצות את כולם, בטח כשמדובר בקהל לקוחות ישראלי. אז תתכוננו לתקלות. חישבו מהו נוהל הפיצוי שלכם, והגדירו  אותו מראש. האם תשלחו מתנה? זר? קופון הנחה? תחזירו את הכסף? אם יש לכם אתר, ציינו את הפיצוי גם באתר. ברוב המקרים, אי הנעימות תיפתר בזריזות וללא נפגעים אם תתכוננו לזה מראש.

 

ארגון טפסים מראש, מלבד קבלות וחשבוניות

מלבד קבלות וחשבוניות, יש עוד טפסים שכדאי לארגן מראש: טופס שליחת הצעת מחיר ללקוח, טופס הצטרפות למועדון לקוחות, וקובץ אקסל של רישום כל שיחות הטלפון הנכנסות והיוצאות עם כל פרטי השיחה והמתקשר.

 

באופן כללי, חשוב מאד לשמור על סדר וניקיון בניירות, וכדאי לארגן קלסרים מסודרים לכל המסמכים של העסק.

 

תכנון מראש יכול לחסוך הרבה זמן, כסף ועגמת נפש (צילום אילוסטרציה)

 

3. ניהול שוטף

תפקידכן כמנהלות העסק הוא לבצע מדידה והערכה של כל הנתונים, להסיק מסקנות ולקבל החלטות. חשוב לבדוק כל הזמן איפה אנחנו עומדות, ולא לדבוק בעיוורון בתכנית העסקית התיאורטית. פעם בשבועיים או שלושה יש לאסוף  את כל המידע שהתקבץ, ולנתח אותו, על פי הפרמטרים הבאים:

 

קהל היעד

מי הם הלקוחות שלכם? נסו רגע לשכוח מכל מה שחשבתן שהם יהיו וכתבתן בתכנית העסקית, ונסו לחשוב מי הם באמת. בני כמה הם? היכן הם גרים?

 

מכירות

כמה זמן לוקח לכן למכור: 5 דקות או שעה? 4 שיחות טלפון או אחת? כמה זמן מוקדש למכירה: אתן זמינות ללקוחות כל היום או בשעות מסוימות? איזה מוצר או שירות נמכרו הכי הרבה? באיזה זמן על ציר הזמן?

 

נקודות כוח ותורפה

איפה אתן חזקות: כתיבת תכנים שיווקיים, שיחות מכירה בטלפון או רק בייצור? כך תדעו איפה הכוח שלכן.

 

תכנון שבועי ותכנון יומי

נהלו יומן. רשמו בכל יום מה עשיתן, כמה ועבור מי (קצת בדומה לבילינג במשרדי עו"ד). קבעו זמן סביר לבחינה של כל הנ"ל. כך תוכלו להבחין על מה אתן מבזבזות זמן ואיפה אתן יכולות להתייעל.

 

בסוף התהליך הזה עליכן להסיק מסקנות, לתת לעצמכן הערכה על ביצועים, לקבל החלטות להמשך ולהתקדם.

 

 

  • לאתר של שלי סבר: "עסקי נשים" – ייעוץ, ליווי ועיצוב עסקים קטנים של נשים

 

________________________________________________________

עוד לא הצטרפת לפורום נשים ועסקים של Onlife? היכנסי לפורום ופתחי אתר עסקי משלך בחינם

תגובות (0)
הוסף תגובה